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随着秋意渐浓，年会筹备的号角已经吹响。作为HR或行政负责人，你是否已经为公司的年度盛会做好了周全的准备？今天，我们特别为您精心总结了2025版年会筹备的7大关键步骤，旨在帮助您打造一场既彰显公司文化的高质感年会。 一、确定目标 年会筹办需要较大规模的资金和人力投入，为此你需要让年会沉淀下更多的意义和价值。抽奖、表演、表彰都只是方法，重要的是为了达成企业目标，你需要如何组合使用这些方法。尤其是要如何咬合企业战略、输出准确的价值观，以帮助公司突破现存的组织局限，让组织在新的一年发挥出更大的效率和能力。 01分析现状 为了精准定位年会的目标与方向，首要任务是对公司当前的运营状态有一个全面而深刻的认识。这要求我们清晰辨识公司现状与目标愿景之间的鸿沟，理解两者之间的差距所在。 在企业发展的征途中，或许正遭遇着成长的烦恼，比如员工对企业认同感不强，团队凝聚力有待提升；又或许，企业正站在快速上升的风口浪尖，亟需战略层面的迅速调整与升级，以给员工带来更多的发展机会和更广阔的施展舞台。 为了精准把握这些关键信息，我们需与决策层进行深度对话，确保战略方向的高度一致。同时，广泛邀请来自不同层级、不同部门的员工参与探讨与调研，倾听他们的声音，理解他们的需求与期望。通过多角度、多维度的沟通与反馈，我们才能更准确地找到问题的症结所在，为后续年会的策划与实施提供有力的依据。 02明确年会目标 经过对公司现状的细致梳理与深入分析，我们提炼出了三大核心痛点，它们直接关系到企业未来的发展动力与团队凝聚力。 结合公司战略目标，我们为每个痛点设计了针对性的解决方案，并明确了年会在此过程中的具体作用，确保遵循SMART原则，以实现高效、精准的目标转化。 这一主题旨在强调团队合作、文化认同与未来展望，通过年会的各项活动，让员工在欢乐与互动中加深对企业文化的理解，明确企业战略方向，提升团队协作与沟通能力，共同为企业的未来发展贡献力量。 02制定主题 对于初创企业，主题应偏向激励与挑战，如“携手并进，共创未来辉煌”，旨在激发团队活力，保持创业初期的冲劲与激情； 而对于成熟企业，主题则需更加温馨与怀旧，如“岁月同行，梦想共筑”，旨在强化员工与企业间的情感纽带，体现对员工的人文关怀与价值认同。 精准捕捉企业特色，方能打造共鸣年会，让每一位员工都能在其中找到自己的影子，共同书写企业与个人的精彩篇章。 后续我们也会针对年会主题，专门推出一篇相关的教程文章，感兴趣的话记得持续关注我们哦~ 三、制定项目计划 在这一关键阶段，我们需要将年会的概念构想转化为具体的执行计划，确保每一个细节都能精准落地，让脑海中的年会蓝图变为现实。为此，我们将编制详尽的表格，包括预算分配、活动流程、人员分工等，确保每一项工作都有明确的责任人与时间节点。 01预估时间、地点、人数 在规划年会时间时，需兼顾公司业务繁忙程度与员工休息需求，选取一个既能让大家放松又不会影响工作的时间点。若所选日期能与企业重要概念相呼应，则更添彩头。同时，应避免周末等休息日，以免降低员工满意度。 关于年会举办方式，如选择游玩团建类活动，需考虑地点选择、交通便利性及集约程度。对于外地分公司员工，需评估差旅费用、到达便捷度及大巴接送可行性，并考虑是否需要购买保险。 人数方面，将直接影响年会规模，包括会议活动空间需求、住宿及餐饮安排等。需根据预计参会人数，提前预订足够面积的场地，并合理安排住宿与餐饮，确保每位员工都能享受到舒适、便捷的参会体验。 总之，在规划年会时，需综合考虑时间、方式、人数等多方面因素，确保年会既能让员工放松身心，又能高效、有序地进行。 02确定预算 基于3.1，你已基本清楚预算中占大头的体量。但别着急把预算定死，后面还有大量的隐形成本等着你。 通常来说，应该按照以下配比制定你的预算表： 固定成本——35% 包括策划、场地、搭建、布置、文艺活动等； 可变成本——50% 包括餐饮、住宿、旅行、礼品、停车等； 应急成本——15% 以在之后筹备阶段的任何环节补充预算的缺少，及应对突发情况。 03成立项目组 为了确保年会的成功举办，需要在多个关键领域得到专业部门的协助，包括但不限于搭建设计、视觉设计、宣传片制作、奖品赞助、节目准备、环节创意以及会后的素材传播等。因此，提前与相关部门进行沟通，明确对接人，并成立专门的年会项目组至关重要。 04制定时间表 在年会筹备的推进过程中，时间管理至关重要。为确保每项工作都能按时完成，避免进度滞后影响年会效果，同时也为了尊重并高效利用各部门的时间资源，我们必须提前规划并严格执行一份详细的筹备时间表。 年会的筹备一般可以分为5个阶段： 启动期（概念、主题、财务资源、人力资源、计划）。 计划期（场地，及其他各项资源和服务的标准制定）。 筹备期（动员、收集、采购、对接、管控各项资源）。 现场执行期（保证正确的资源，正确运转）。 总结期（总结优劣，形成文档以备提升）。 以上仅是对不同筹备阶段的大致区分，你需要落地一份甘特图，以日为单位罗列项目进度预期，并圈定时间范围。主要是要明确项目的启动和关闭时间，而且关闭时间要比实际的Deadline略早。 四、明确形式创意 在明确了年会的主题与目标后，规划一场既让员工满意又让老板点头的年会活动，确实是一大挑战。为此，我们可以广泛借鉴其他公司的年会案例，取其精华，去其糟粕，以丰富我们的年会流程。在规划过程中，需特别注意以下几个关键环节，并将其详细记录成文字和表格，以便后续执行与跟踪。 01内容和议题 年会至少要做好4类“栏目”：战略内容、关怀内容、基本内容、福利内容，以及做好内容审核。 战略内容：一般是指公司想要向全体员工传达的内容，加深他们对企业的认知、战略和目标，进一步了解公司的价值观和企业文化等内容。 关怀内容：包括企业宣传视频 / 年会祝福视频 / 领导致辞/ 员工故事 / 客户认可 / 。 基本内容：不同小组的员工自策与排练的歌舞、小品等娱乐环节。 福利内容：颁发年终奖、优秀员工奖、公布明年加薪或举办一些互动式的抽奖活动。 02核心创意 好的创意不需要在各环节都迸发，而是在适当的时候制造一个“高光时刻”。好的创意应该满足以下特点中的至少一个： 有参与感、有分享欲望、满足成就感、产生充分的快乐、能留下深刻的印象…… 对很多企业而言，有创意的签到形式、老板参与的节目、有个性的场景打造，任意一个都足以让参与者留下深刻记忆，自然也就从千篇一律的年会中脱颖而出。 03活动议程 音响系统需要根据场地的声学环境和 年会的时间有限，因此需要对各环节内容的时间节点做好预估。过多的拖沓容易让会议失焦，让参与者感受到无聊和疲惫。除此之外，在不同的环节之间还要保留机动时间，确保工作人员有足够的时间切换道具或设备，或者巧妙地用一些互动或者抽奖来掩盖这段时间。 可以参考下面这张表，来规划整个年会的活动议程： 五、安排场地 场地是年会活动最核心的载体。场地的地理位置、空间面积、豪华程度、动线，也从很大程度上决定了年会的质量。由于临近年底，年会场地的需求激增，找场地的工作也需要提前安排起来，虽然这部分被安排在了“5”，但还是应该在筹办初期就同时进行场地的安排，以避免失去最佳场地。 01确定场地类型 在这一步主要需考虑场地与企业文化的契合程度。不仅场地，整个酒店的装修、环境、氛围，也会影响到参与者的整体体验。同时，需要明确酒店的档次、容量、价格、交通等因素，并确定酒店和场地设施是否能够满足你的年会创意展现。 02场地考察 在实地考察场地之前，需要列出场地检查清单，保证每次考察都能够充分地了解场地适配程度，避免在场地订好之后出现意外情况，额外支付费用和时间。 场地考察的维度包括交通类、酒店位置、嘉宾入场环节、餐房娱乐体验、会议场地、筹备场地、酒店周边设施等几个大类，可以根据年会的实际规划情况细化各类检查条目。 六、现场设计 01安排物理环境+无形环境 现在你已经结束年会策划阶段，来到了实操环节。你需要考虑更加细化的年会操作维度，包括：搭建、灯光音响、服装道具、主持、视频、礼仪服务、交通、签到、餐饮、住宿、礼品……这一部分相当的繁杂，如果筹备的是一场大型年会，通常需要很多员工的协同协助，或者获得外部供应商的支持。 02管理供应商 应商参与的方式主要有两种： 一种是总包，整个年会筹办由一家供应商全权负责，这种很适合大型和超大型年会，操办起来省心，但费用非常庞大； 另一种是部分外包，也是更常被用到的一种外包形式。可以合理权衡外包费用相比自有员工筹备而言的投入产出比，在自有员工操作起来比较费时费力的环节上寻求外包，尤其是搭建、现场拍摄等。 七、总结复盘 年会结束尚未代表活动的完全关闭。活动本身具备传播价值，你可以把它当做二次传播素材，以及做好复盘总结，以便下次办会更加从容不迫。 01制作后续传播素材 包括筛选现场照片、制作花絮视频等。让员工能够看到自己作为公司的一员，所度过的这段快乐时光，并可以作为发短视频、发朋友圈的素材，满足社交需要。优质的素材可能会在未来的某一时刻出现在公司的各个角落，比如照片墙、企业宣传等等。 02活动复盘 最后记得对整个年会筹备、举办的全流程进行复盘，回顾年会的效果，是否最大程度满足了一开始提到的办会目的。也可以向员工做一些调研，看看大家对年会的反馈如何。将这些内容沉淀到文档中，帮助你下次办得更好。 进入年会季，我们会持续为大家制作整理年会相关的知识技巧，如果你也对办年会有各种各样的疑问，或者需要灵感加成，欢迎持续关注我们~ END 看完了西小点的精心介绍 现基地已向社会全面开放 接受各项训练/活动、会务预定 www.xdjunxun.com
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发表于 2024-10-30 14:49:48
