泛微某连锁企业人事合同用印项目案例

泛微华南总部

该公司是拥有多线条业务的企业，在全国范围内有300多家的直营连锁店。组织架构是总部跟区域事业部的形式，区域中有门店的存在。对应的分公司主体有600多家，预计未来两年会发展到700多家，相对应的印章数量有1000多枚。这些印章分散到24个区域，每个区域由一个HR负责，增加了印章的管控难度。
　　因为业务的需要，有大量门店的存在，企业内部除了5000+员工外，还有兼职和实习的人员，使得人员流动率增加，达到了200%。同时每年预计签署文件数量达到了2w多份，加上印章的管控难度，使得签署效率降低，同时签署成本也变得高昂。

01
　　项目需求介绍
　　项目启动前使用现状
由于人员流动率高，所以整体的业务流程设计比较简单，人员管理的周期内，每个过程都是通过一条流程去管控。同时企业内部也将对应的流程信息电子化，制作了对应的花名册信息。但对应的合同文件等，仍是线下签订，也无法及时同步到对应的花名册信息中。
涉及到需用印场景的流程如图所示，在对应的信息审批通过后实现对应制式合同/协议的用印与签字。

　02
　　项目方案介绍
　　代入场景、感同身受同样很重要!
利用每一个适合安利的场合，在恰当的地点、做恰当的呈现，最好的方式就是——「不用多说，直接演示」。
项目方案设计
对整体的业务场景进行调整，通过新增对应的用印流程，在与业务流程关联的同时，实现合同文件的电子化签署，完成电子存档的动作。
双方用印场景
将合同文件与对应流程关联梳理后的用印场景
企业单方用印场景
将用印文件与对应流程关联梳理后的用印场景
通过新增的电子用印流程实现与前置审批流程对接，获取已审批信息;同时与契约锁集成，实现电子用印签署的过程;最后与台账对应，实现相关合同文件数据和电子文件的汇总。
在对应的流程归档后，将相关合同文件数据和电子文件进行汇总记录，同时不同的台账也可以满足不同的需要

03
　　场景调整
　　入职场景
正式员工入职时，信息审批流程归档之后，触发【劳动人事类合同/协议用印】和【员工档案签署】流程并将 表单内容值传递到两条流程中;
【劳动人事类合同/协议用印】归档之后，更新劳动合同台账和行政用印台账;
【员工档案签署】流程归档之后，分别写入员工档案台账和行政用印信息台账。
实习生/兼职人员等无账号人员入职时，直接手动填写人员信息后发起【劳动人事类合同/协议用印】流程;
【劳动人事类合同/协议用印】归档之后，更新劳动合同台账和行政用印台账。
调动场景
人员调动时，异地申请流程审批归档之后，触发【劳动人事类合同/协议用印】流程并将表单内容值传递到流程中;
【劳动人事类合同/协议用印】归档之后，更新劳动合同台账和行政用印台账。
续签场景
当台账中对应的合同数据满足触发条件时，触发【续签申请】流程并将对应卡片数据传递到表单内容中;
【续签申请】流程归档之后，触发【劳动人事类合同/协议用印】流程并将表单内容值传递到流程中;
【劳动人事类合同/协议用印】归档之后，更新劳动合同台账和行政用印台账。
离职场景
离职交接流程如果为解除离职则归档之后触发【劳动人事类合同/协议用印】流程，带入相关信息到子流程表单中;
离职交接流程如果为正常离职则触发【其他劳动人事类文件用印】流程，并带入相关信息到子流程中;
【劳动人事类合同/协议用印】或者【其他劳动人事类文件用印】归档之后，更新劳动合同台账和行政用 印台账。
废止场景
HR手动发起【已签文件作废申请】流程，选择需作废文件，填写信息进行审批，审批完成后进行作废声明的签署用印;
如果作废的已签文件为合同文件，则触发【劳动人事类合同/协议用印】流程，并带入相关信息到子流程中，流程审批用印后，归档时更新劳动合同台账数据和行政用印台账数据;
如果作废的已签文件为其他人事类文件，则不触发子流程。

　　04
　　案例展示
　　合同拟稿
根据人员岗位信息，触发用印流程时，自动对应合同模板，获取合同关键信息，提交时套用合同模板自动生成合同草稿。
合同审批
流程创建提交之后，生成合同草稿文件，点击查看按钮查看合同文件具体信息
可以切换查看不同合同/协议，审批通过提交后可以发起签署
合同用印
点击短信登录到契约锁中，如果第一次签署则需要进行身份实名认证，如果认证过则可以直接查看到需要签署的文件。
如果同意则点击查看并签署，如果拒签则点击拒签按钮。
点击查看并签署，实现对文档的签字，签字完成之后，需要验证码、人脸识别证明是本人意愿进行签署的。
员工签字确认后，流程自动流转，同时企业自动用印后归档流程
签署完成后，发送签署完成短信通知员工
合同归档
签署完成归档流程时，获取签署后文件更新到流程表单上
同时更新劳动合同台账及行政用印台账
泛微华南业务运营中心成立于2003年，泛微华南业务运营中心依托“泛微软件”致力于OA软件本地化的发展，提供两小时服务圈承诺，是一家专门从事OA管理软件销售和实施服务以及二次开发，渠道业务为一体的软件厂商。则契约锁是我们的战略伙伴，满足客户各类集成对接需求，为客户提供符合实际业务签署需求的电子签方案。

在华南区域有22个城市有本地化服务机构，总部设立于深圳，下辖东莞、佛山、珠海、江门、汕头、湛 江、揭阳、河源、韶关、潮州、肇庆、梅州、茂名、湛江，韶关、梅州、南宁、柳州、桂林、贺州、钦 州、河池等华南区域城市以及香港，澳门等区域。
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