近日,泛微-文书定档案管理团队发起了《电子会计档案解决方案》专题直播,在线上进行了知识分享。在内容分享结束之后,观众朋友们就文书定档案管理产品进行了积极的提问和讨论。 为了方便各位参考和回顾,摘选出部分普遍关心的问题,并且将解答分享给各位。
观众提问汇总 01档案电子化后,纸质档案是否需要保存? 答:根据当前对于会计档案的保管要求,如果原件是纸质档案就还需要在规定时间内妥善保存;如果原本产生的就是电子凭证,比如电子发票,不需要进行单独的线下保管。 因为现在是处于”纸电混管”阶段,可能会有些企业习惯电子保存一份,纸质再保存一份。但从国家政策层面,更鼓励采用电子单套制的档案管理方式。
02档案的“四性管理”指哪些? 答:四性检测是指档案的真实性,完整性,可用性,安全性这四性来检测。 国家有一个标准档案管理文件,明确罗列了45项的检测指标。文书定产品功能是完全基于国标的45项检测指标来制定四性检测的功能。
03文书定包含容灾备份吗?如何实现? 答:文书定档案管理系统有自己的备份机制,也有数据库备份的机制。容灾备份一般有几种模式,如果通过文书定系统实现,可以在服务器内进行容灾备份,也可借助专业的第三方的容灾备份产品来实现。
04凭证生成后业务变更,原始凭证如何处理? 答:如果凭证已经生成了,但是原本相关联的业务发生了变更,可以从业务系统重新推送凭证,生成新的版本来覆盖。
05建工项目的大量纸质档案如何电子化管理? 答:如果是大量纸质的话,需要有专业的档案电子化加工服务,可以找专业的加工服务团队进行线下纸质档案的加工,然后把这些加工好的成果产物导入到系统,实现档案电子化。 如果本身数据已经是电子化的,存在工程项目管理软件中。建议将文书定与项目管理软件进行接口集成,这样日常的数据会自动沉淀到文书定平台,档案管理员做好分类和数据加工处理,即可封装为可利用的电子档案。
06文书定的数据收集、搜索性能如何? 答:文书定档案接收支持多种方式录入档案数据,包括系统接口对接线上获取、电子文件批量上传、数字化加工成果自动导入等。可对各个渠道接收的数据进行分析、处理,将有价值的档案经过排序、编号、著录、组卷等操作,整理完毕后移交档案库。 在搜索方面,通过打造内部的搜索引擎。不仅支持关键字的3秒快速检索。还可以提供全文检索、时间检索、编号检索、专题检索、撰写人检索等多种维度、多种类型的检索方式,精准定位相关档案。 此外,文书定对检索文档实现可控的权限等级。有些档案虽然能检索到,但是权限等级不够,是不能查看的。如果需要查看,需要通过流程进行审批借阅,规则可以按照组织需求进行自定义配置,具备个性化和延展能力。
07普通、涉密、项目型文档如何管理? 答:普通文档、涉密文档、项目型文档。首先从权限等级来看,这三者明显不同。 普通文档的存档可以按照标准的档案收发管用来做,核心是方便查询。 涉密文档要求等级很高,其存储、备份、借阅、删除通过安全等级角度设置。例如存储过程中我们会设置防篡改技术,确保文件真实可信。借阅过程通过流程审批、档案加解密、可信身份认证识别来严格控制权限,防止泄密。 项目型文档除了日常的收集存档之外,融入了智能协同技术。例如在查询某一项目文档时,系统会自动带出与该项目关联的其他文档,只要具备相应的查阅权限,即可层层穿透整个项目过程。
文书定-数字化档案管理系统简介 文书定是泛微旗下专注于档案管理的产品平台,基于泛微低代码平台构建而成。文书定提供全程数字化的档案管理,借助泛微在行业中20多年,服务于87个细分行业客户所沉淀的经验,为组织档案管理的制度规范提供建议、为组织存量档案的数字化扫描提供服务、为组织档案工作的开展提供系统支撑,满足组织从纸质档案到电子档案的全生命周期管理的需求,实现了电子档案生成、收集、归档、借阅、统计、利用、鉴定、销毁的全过程管理。
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