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在工作中，我们经常会经手一个重要的文件——合同。企业合同指的是企业合同承办部门为实现某种经济目的，依照合同法及其有关法规和规定，代表企业与平等民事主体之间签订的设立、变更、终止民事权利与义务关系的书面协议。合同档案管理是档案管理工作范畴中非常重要的内容，提高企业合同档案管理水平，可以保证档案合同的完整性及保密性，有利于保障企业合法权益，防范法律风险。 01 做好合同档案管理，需要着重关注3点 (1)合同收集归档不及时 目前，企业合同中技术服务合同是由负责商务活动的部门进行管理，而采购合同是由业务需求部门自行负责。基本上，合同审批流程是由合同承办人负责，在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂的环节。这样，合同文件管理就相对比较分散，且在走流程时所花的时间不确定，周期长短不一，易出现文件遗失或保管不全等现象，从而导致后期合同文件收集归档就比较困难。 一般来说，企业合同归档由合同管理部门按年度向档案部门进行移交的，但往往移交归档不及时，以至于两年后才归档的情况也屡见不鲜。 (2)合同档案管理不规范 当前，企业的合同档案的管理缺乏相应宏观性的依据文件和具有指导性的工作指南。企业对合同档案的管理范围、内容、要求及开发利用工作等没有形成明确的规章制度，企业现仅对合同文本进行了管理，而且归档的合同文本也是各式各样，有正本，有副本，还有的加盖了印花税，究竟应该归档哪个文本，没有明确的说法。至于与之相关的合同前期谈判文件、合同审批文件、意向书、承诺书、担保书、抵(质)押书、资质证明书、法人授权委托书、合同书、鉴证书、公证书、合同变更、转让、终止文件材料及合同的调解书、判决书、执行书、会议纪要、信函、备忘录等这类文件，尚未进行收集整理归档。合同档案的完整性还远远不够。 (3)合同档案质量有待加强 现阶段，企业对文件的管理没有专门的机构进行把控，虽然企业有设置质量管理机构，但其职责并不对企业的文件模板、格式、内容进行负责。部门里设置的质量工程师岗位，是兼职身份，而且企业没有文件对岗位职责范围和工作要求，进行明确描述。所以，部门里形成的文件，有的是五花八，书写不规范、格式不齐全，合同编号出现重复等现象，也使得合同文本生成质量大打折扣。 02 会博通合同档案管理解决方案 会博通合同档案管理解决方案贯穿合同档案管理全流程，为用户提供全方位的安全保障机制，实现了档案从起草、到审核、审批等电子化、智能化的管理和应用。 (1)依权限将不同人员纳入到档案管理工作中 会博通合同档案管理系统可根据需求，为企业定制供不同用户数使用的系统。对于人员与业务均比较多的企业，会博通提供不限制用户数量的版本。企业可对不同部门、不同人员进行权限设置后，使他们都参与到档案管理工作中。 权限与用户匹配好之后，体量庞大的档案管理工作就被拆分给了不同的人员和部门，档案的管理会更高效。比如授权商务部门同事存档技术服务合同，后续工作中所有的技术服务合同均可由商务部同事负责上传归档，合同档案管理部门只需要做好核实和审批就行。 (2)流程化审批，合同档案管理更高效 会博通合同档案管理系统，为企业提供了流程化审批功能。合同承办人在起草合同后，可直接发起线上审批流程，在合同审查通过后，即可与客户签订相关合同事宜。 (3)合同档案可以和不同文档相关联，合同资料更完整 会博通在合同档案管理系统当中，为用户提供了关联文档功能。在使用的过程中，您可以轻松地将合同前期谈判文件、合同审批文件、意向书、承诺书、担保书、抵(质)押书、资质证明书、法人授权委托书、合同书、鉴证书、公证书、合同变更、转让、终止文件材料及合同的调解书、判决书、执行书、会议纪要、信函、备忘录等这类文件关联到主合同下，以确保合同档案的完整、全面。 (4)内置合同模板，合同填写更规范 针对合同书写不规范、格式不齐全、合同编号重复出现等问题。会博通合同档案管理系统为用户提供了常规化的合同模板。合同承办人，可一键套用内置的模板进行合同起草。当然，如果企业有独创的合同模板要求，也可以在系统中自行设计。合同属性包含主题、编号、版本号、责任者、日期、顺序号、归档号等，也都可以进行自定义调整。 (5)合同到期提醒，业务合作早部署 会博通合同档案管理系统支持定期提醒功能，在合同到期前可按指定周期向指定人员发送提醒，以便相关人员提前做好业务或工作部署。比如公司与某个版权商签订了一年期的版权购版服务合同，那么您就可以在即将到一年的时候设置提醒，以免版权误用，而给公司带来不必要的损失。 会博通合同档案管理解决方案，帮助企业将不同人员纳入到档案工作中，用流程化审批、关联文档、内置模板、合同到期提醒等智能化功能，让档案管理更高效、更便捷!
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发表于 2023-2-20 18:36:02
