PMO如何识别预算不足和超支？

胡阿七

项目经理的职责之一是管理项目预算。这包括，估算初始预算（在大多数情况下或至少审查初始预算），创建每月预算计划，跟踪进度（实际）支出，然后重新预测所需的预算（称为完工尚需估算，简称ETC）。

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不幸的是，虽然一些项目经理非常擅长估算和管理预算，但其他人却不是很擅长。这是个可能导致大量预算不足或超支的问题，对组织来说也是不利的。

许多进度报告中，ETC等于预算减去实际支出。这清楚地表明项目经理不是重新预测，他们只是让ETC成为预算和实际之差。这通常会导致低于或超出预算。

其他问题出现在初始预算不正确的情况。通常有合理的理由，比如预算建立在一些高水平的假设之上。不幸的是，大多数项目经理都希望保留超额预算，“以防万一”，除非预算需求随着更多分析的完成而大幅上升。虽然这为项目经理提供了安全级别，但也给组织带来了机会成本。

成本趋势分析

PMO对预算提出独立挑战的简单方法是采用成本趋势分析。在这里，可用历史数据（每月实际数据）预测未来的消费趋势。虽然不是100%准确，但可以说，历史月度支出更能预示未来的支出，该支出数月或数年前在计划中制定。

如何提供帮助？

PMO可以实施简单的流程，将趋势分析应用于从项目收到的定期报告意见书。这允许对项目提交的ETC与趋势分析的预测进行比较。如果存在很大的偏差，PMO可以与项目经理会面，讨论偏差原因。如果存在增加每月支出的可信理由，比如刚刚增加的X个新资源，PMO会对ETC感到满意。然而，如果没有可信的理由，应该鼓励项目经理退还一些多余的预算。

尽早发现预算使用不足，将允许预算用于其他变更方案。识别超支将允许早期干预，从而避免超支。

项目预算不是静态的，你的项目预算将在整个项目中进行审查和恢复。使用8Manage PMO，你的项目可以保持在预算范围内，并且你的团队的日程安排不太可能超负荷。最重要的是，借助8Manage PMO资源规划功能，你可以随时查看每个人的工作内容。

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你还可以在8Manage PMO上计划预算、增加费用，然后使用资源管理功能来分配资源、劳动力、小时费率，这些都会自动添加到你的项目中。

总结

使用成本趋势分析将确保PMO提供价值并向上移动成熟度曲线。它将帮助组织避免在预算超支和不足方面的成本错误。

随着项目和组织变得越来越复杂，专门的 可以帮助你在范围内按时交付项目，并在此过程中为你节省大量精力。通过正确的投资，它还将帮助你扩展项目并最终达到并超越你的业务目标。